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Un journal de bord est une documentation sur l’utilisation d’une voiture. En précisant le but du voyage, vous pouvez distinguer les déplacements professionnels des déplacements personnels.
L’administration fiscale n’exige pas spécifiquement que vous teniez un journal de bord numérique ou en version papier. Cependant, le journal de bord est nécessaire pour justifier la gestion des avantages liés à la voiture, des avantages liés au carburant et des indemnités kilométriques conformément à la législation fiscale.
Un journal de bord numérique enregistre automatiquement tous les trajets, de sorte que ni l’employeur ni les employés ne risquent d’être imposés a posteriori pour les avantages liés à la voiture de fonction ou d’entreprise. Cela vous dispense ainsi de la gestion manuelle de votre journal de bord.
La meilleure façon de démontrer que les employés utilisent principalement la voiture de leur employeur à des fins professionnelles et non privées est de tenir un journal de bord précis. Cela signifie que la personne utilisant la voiture doit enregistrer tous les trajets effectués de manière détaillée.
Voiture de fonction ou non
Les employés qui souhaitent éviter d’être imposés sur les avantages liés à la voiture doivent être en mesure de démontrer qu’ils ont utilisé la voiture à des fins privées dans un maximum de 10 occasions par année civile, avec une distance totale parcourue n’excédant pas 100 milles.
Conduite professionnelle intensive
On parle de conduite professionnelle intensive lorsque qu’un employé parcourt 3 000 miles ou plus à des fins professionnelles par an avec une voiture de fonction. En tant qu’employeur, vous avez alors la possibilité de réduire la valeur de l’avantage en nature à 75% de sa valeur totale.
Pour que vous puissiez effectuer la réduction de la valeur de l’avantage en nature, l’employé doit parcourir le nombre de miles requis pour vous en tant qu’employeur au cours de l’année fiscale en cours. Si vous ne réduisez pas la valeur de l’avantage en nature, l’employé peut lui-même effectuer la réduction dans sa déclaration de revenus, à condition de remplir les conditions requises.
Si en tant qu’employeur, vous payez le carburant pour un employé disposant d’une voiture de fonction, l’employé ne doit être imposé que sur le carburant utilisé à des fins privées. Cela suppose qu’il existe une documentation montrant la quantité de carburant utilisée à des fins privées par rapport à celle utilisée à des fins professionnelles. Dans le cas contraire, le conducteur pourrait être imposé pour l’ensemble du carburant. Le journal de bord électronique effectue les calculs nécessaires et simplifie votre gestion administrative.
Notre journal de bord numérique enregistre automatiquement tous les voyages, y compris la distance parcourue, l’adresse de départ et d’arrêt, la durée du voyage, ainsi que les relevés de compteur au début et à la fin du trajet. Cela vous garantit qu’aucune information n’est manquante ou incorrecte lors d’une vérification. Si vous conduisez une voiture de fonction, vous avez la possibilité de catégoriser facilement vos déplacements comme étant à usage personnel ou professionnel grâce à l’application.
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